11月29日，貴州電網(wǎng)公司企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）試點(diǎn)建設(shè)順利通過驗(yàn)收，標(biāo)志著檔案邁入了一個(gè)全新的智能管理時(shí)代。

在數(shù)“智”化浪潮的推動下，檔案管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著一場深刻的變革。2023年，國家檔案局明確中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司（以下簡稱“南方電網(wǎng)公司”）作為全國首批企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）試點(diǎn)單位之一。作為檔案管理改革的先行者，貴州電網(wǎng)公司多措并舉深化檔案改革創(chuàng)新實(shí)踐，通過兩年潛心打磨數(shù)字化檔案信息管理平臺，積極響應(yīng)國家關(guān)于檔案查詢“最多跑一次”改革的要求，著力打造一個(gè)存量數(shù)字化和增量電子化的數(shù)字化檔案應(yīng)用平臺。

數(shù)字轉(zhuǎn)型：檔案管理的革新之路

在當(dāng)今數(shù)字化、信息化高速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理也迎來了前所未有的變革。數(shù)字化轉(zhuǎn)型，作為這場變革的核心驅(qū)動力，正在引領(lǐng)檔案管理走向一條全新的革新之路。

“傳統(tǒng)的檔案管理方式往往依賴于紙質(zhì)檔案，這不僅在存儲、檢索和使用上存在著諸多不便，而且在信息的保密性、完整性和安全性方面也存在一定的隱患?！辟F州電網(wǎng)公司信息中心辦公室主任宋魯男說，但檔案全流程閉環(huán)管理的信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案迅速分類、排序，使保存和查找資料更加快捷，更有利于檔案數(shù)據(jù)保密，提高文件檢索查找文件的準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案建設(shè)與數(shù)字化賦能技術(shù)相結(jié)合，是踐行南網(wǎng)向能源產(chǎn)業(yè)價(jià)值鏈整合商、能源生態(tài)系統(tǒng)服務(wù)商轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略目標(biāo)的技術(shù)支撐。

隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理開始逐漸擺脫這些束縛，向數(shù)字化、信息化方向邁進(jìn)。2024年11月，貴州電網(wǎng)公司完成企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）試點(diǎn)建設(shè)驗(yàn)收，通過對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，高標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，根據(jù)檔案真實(shí)性、完整性、可用性的要求，定期對檔案系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，形成了與數(shù)字化加工同步進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收機(jī)制，發(fā)現(xiàn)錯誤100%修正，夯實(shí)電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)好用、能用的同時(shí)實(shí)現(xiàn)了檔案的統(tǒng)一管理，極大地減少了檔案工作人員勞動強(qiáng)度和時(shí)間。

“傳統(tǒng)的檔案管理，查閱資料必須查閱人員到單位履行審批流程，到檔案室挨個(gè)查找，效率非常低下”貴州電網(wǎng)公司信息中心檔案管理員回憶到。但在數(shù)字化技術(shù)的支持下，徹底打破了時(shí)間、空間的限制，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，只需通過檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，就可以方便、快速地查閱檔案數(shù)據(jù)，不僅節(jié)約了大量查閱時(shí)間，還大大減輕了檔案管理員的工作量。

安全存儲：數(shù)字檔案的穩(wěn)定之基

數(shù)字化轉(zhuǎn)型為檔案管理帶來了眾多顯著的益處，然而，在這一轉(zhuǎn)型進(jìn)程中，檔案管理同樣遭遇了不少難題與挑戰(zhàn)。例如，如何防止信息的泄露和篡改，以及如何保障數(shù)字化檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性等問題，都需要深入探討與解決。為了解決這些問題，貴州電網(wǎng)公司開發(fā)了磁光電混合存儲平臺，保障檔案數(shù)據(jù)的長期備份安全，為檔案管理工作提供了靈活方便安全的數(shù)據(jù)管理功能。

磁光電混合存儲平臺通過采用藍(lán)光存儲技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)對具有保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行長期安全存儲，避免因病毒破壞、誤操作、惡意刪改和自然災(zāi)害等因素對檔案數(shù)據(jù)造成的破壞，保證了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，同時(shí)該平臺服務(wù)端積極推進(jìn)國產(chǎn)化適配，為加快推進(jìn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的自主可控提供了保障，確保能源數(shù)據(jù)安全。

“此次試點(diǎn)工作成功實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，通過磁光電混合存儲平臺的搭建，借助國產(chǎn)化適配所構(gòu)建的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，確保在技術(shù)層面實(shí)現(xiàn)自主可控，全方位提升系統(tǒng)安全性，為檔案業(yè)務(wù)提供有力的技術(shù)支撐和保障服務(wù)。下一步，我們將繼續(xù)努力，著力打造一個(gè)存量數(shù)字化和增量電子化的數(shù)字化檔案應(yīng)用平臺，努力推動數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)工作取得更大的成效。”貴州電網(wǎng)公司信息中心檔案系統(tǒng)管理員陸岫昶說。

創(chuàng)新利用：檔案價(jià)值的釋放之道

數(shù)字轉(zhuǎn)型還推動了檔案管理模式的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理往往注重檔案的保存和管理，而數(shù)字轉(zhuǎn)型則更加注重檔案的開發(fā)和利用。

照片檔案，作為傳統(tǒng)檔案中極具直觀性與形象性的重要載體之一，以其獨(dú)特的視覺呈現(xiàn)方式記錄著往昔歲月的關(guān)鍵瞬間與豐富信息。而現(xiàn)有照片存儲利用手段已不能滿足工作對時(shí)間和效率的要求，且照片分散在采集者手中，對后期的照片查找、利用造成了極大的不便，同時(shí)照片數(shù)據(jù)也存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)。為此，貴州電網(wǎng)公司打造了一套智能的照片管理系統(tǒng)，針對傳統(tǒng)檔案管理對照片檔案內(nèi)容識別僅依靠文字說明和部分文字著錄不足的缺點(diǎn)，通過智能識別技術(shù)對照片檔案中的內(nèi)容進(jìn)行特征提取并標(biāo)記，實(shí)現(xiàn)“以圖搜圖”，提升檔案元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，充分釋放照片檔案的隱藏價(jià)值。

該系統(tǒng)運(yùn)用智能識別技術(shù)，精準(zhǔn)識別照片中的人物與場景，并自動完成相關(guān)信息的著錄。同時(shí)，依據(jù)預(yù)設(shè)條件，自動對檔案照片實(shí)施分類，有效提升了照片檔案管理的科學(xué)性，擴(kuò)充了檔案信息資源存量。這不僅輔助檔案管理員對照片檔案進(jìn)行精準(zhǔn)判斷、分類與前瞻性預(yù)測，還為檔案利用者開辟了便捷高效的服務(wù)通道，徹底扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)照片檔案管理與利用的雙重困境，進(jìn)一步推動了檔案價(jià)值的深度挖掘與充分利用。

制度先行：檔案管理的合規(guī)之路

“檔案管理是組織管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它涉及到組織信息的保存、利用和傳承。在信息化和數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理的合規(guī)性顯得尤為重要。我們必須堅(jiān)持‘制度先行’的原則，通過建立健全的檔案管理制度，全面規(guī)范檔案管理流程，提升檔案管理水平?！辟F州電網(wǎng)公司辦公室保密文檔科相關(guān)負(fù)責(zé)人表示。

堅(jiān)持依法合規(guī)管檔治檔，強(qiáng)化檔案制度體系建設(shè)。根據(jù)南方電網(wǎng)公司最新檔案管理制度，貴州電網(wǎng)公司陸續(xù)承接制定本地化的數(shù)字檔案館（室）人員崗位職責(zé)的制度規(guī)范、電子檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)制度規(guī)范、電子檔案管理信息系統(tǒng)的機(jī)房管理制度規(guī)范、檔案數(shù)字化加工場所及過程管理的制度規(guī)范、電子檔案管理信息系統(tǒng)安全與保密管理的制度規(guī)范、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理制度規(guī)范等制度文件，積極組織培訓(xùn)與宣貫，嚴(yán)肅制度執(zhí)行的剛性?！爸贫认刃小笔侨嬉?guī)范檔案管理的核心所在，唯有持續(xù)健全檔案管理制度體系，強(qiáng)化制度執(zhí)行力度，著力提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)，高度重視并大力推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，方能推動檔案管理向更高水平、更高質(zhì)量發(fā)展。

貴州電網(wǎng)公司信息中心主要負(fù)責(zé)人陳卿表示，接下來，將加強(qiáng)人、財(cái)、物等資源的支持，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，加強(qiáng)技術(shù)管控和激勵，推動檔案改革進(jìn)一步走深走實(shí)。（萬欣欣、羅蘭）

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